Етикет на срещата 101 - Провеждайте ефективни срещи с тези 10 съвета

‘Винаги се чувствам енергичен след срещи на екипа.’

Да ... някой от моя екип наистина каза това.



Господа, ВСИЧКИ сте способни да водите срещи, които енергизират хората и получават страхотни резултати.



Това не е мистериозен подарък. Това е научено умение.

Ако не го научите, ще прекарате много неудобни часове, гледайки отегчени лица ... или по-лошо, ГНЕВНИ лица. И ще се почувствате сякаш се промъквате през патока, за да свършите нещо.



Научих по трудния начин ... Проведох хиляди срещи през живота си. Всичко, което трябва да направите, е да прочетете нататък.

(видео)

1. Наистина ли имате нужда от среща?

Нещото номер 1, което ще накара хората да МРАЗЯТ вашите срещи? Провеждане на срещи, които не са необходими. Не просто губите собственото си време - губите времето на всички.



Но как да разберете кога имате нужда от среща? Harvard Business Review създаде дърво за решения, за да ви помогне да решите.

Първо, помислили ли сте сами ситуацията? Ако не, планирайте време за стратегическо мислене - точно за вас. Дори ако все пак имате нужда от среща след това, ще можете да кажете на всички ясно каква е ситуацията и какво искате да постигнете.

Ако сте се замислили, запитайте се дали наистина се нуждаете от външен принос, за да постигнете напредък. Можете ли да се справите сами? След това планирайте време за извършване на работата.

Ако имате нужда от въвеждане отвън, трябва ли да бъде разговор в реално време? Ако не, изпратете имейл. И ако имате нужда от разговор в реално време, трябва ли да бъде лице в лице? Ако не, можете да използвате чат, обаждане или планиране на видеоконференция.

Ако решите, че трябва да бъде разговор лице в лице & hellip; бум, насрочете тази среща.

2. Решете колко често трябва да се провеждат срещи

Има две причини да се срещнете - да поддържате инерция или да промените курса. Под „промяна на курса“ имам предвид неща като стартиране, ретроспективи, спешни срещи, сесии за планиране, семинари, продажби и преговори. Това са всички поводи за еднократна среща.

За да поддържате инерция, се нуждаете от редовни срещи - но колко често? Срещайте се твърде често и това е загуба на време. Не е достатъчно често и работата страда.

Имам чести срещи на екипа, така че всички да знаят „намерението на командира“ - термин, който взех в морската пехота.

Това означава фокус върху голямата картина - там, където сме се насочили като екип. Ако искате екипът ви да работи заедно, за да премести тежък труп, те трябва да знаят в коя посока да се движат - или всичко, което ще получите, е изтощителният хаос.

Седмичните срещи може да не са достатъчни, особено ако екипът ви работи отдалечено и приоритетите се променят бързо. Срещам се с целия си екип два пъти седмично и с мениджърите си ЕЖЕДНЕВНО - това отнема по-малко време, отколкото някой, който губи седмица в грешен фокус.

Ако се съмнявате, можете да използвате приоритетна матрица да реши. Темата на срещата ли е:

  • Важно и спешно? Срещайте се всеки ден.
  • Важно и не спешно? Срещайте се редовно, но по-рядко.
  • Спешно и не важно? Направете еднократна среща.
  • Не е важно или спешно? Не се срещайте - изпратете имейл.

3. Уверете се, че всички знаят целта на срещата

В една от любимите ми книги, Essentialism от Грег МакКаун, той говори за упражнение за управленско обучение, при което екипите се състезаваха за решаване на проблем. Той забеляза, че един отбор не стига до никъде - затова той попита: „На кой въпрос се опитвате да отговорите?“

Никой от екипа не можеше да му каже.

След като ги принуди да разгледат въпроса, екипът бързо намери решение и спечели надпреварата със свръхчувствие.

Вземете: Не предполагайте, че всички знаят целта на срещата. Кажете им изрично или ги помолете да ви кажат. Ако провеждате редовни срещи, струва си да повтаряте това на всеки толкова често.

4. Имайте добро отношение

Във всяка среща (независимо дали я провеждате или не) сте тук, за да служи на целта на срещата. Това означава:

  • да сте навреме
  • обръщайки внимание
  • да сте готови да говорите и да сте готови да слушате тихо
  • третиране на приноса на други хора с уважение
  • да сте позитивни и енергични
  • поемане на инициатива
  • поемане на отговорност и собственост, включително притежаващи грешките си.

Дайте пример за отношението, което искате да има вашият екип, и ги насочете в правилната посока.

Например поддържам позитивните си срещи в екипа, като обикалям групата и моля всеки човек да ни каже победа, която са постигнали през последната седмица. Не го правя всеки път, достатъчно често, за да създам климат, в който хората се гордеят с успехите си, вместо да се спират на своите неуспехи.

5. Срещи лице в лице срещу. Конферентни разговори

Срещите лице в лице са най-подходящи за свързване на екип, ангажираност и цялата невербална комуникация, която се осъществява език на тялото.

конферентна зала

Ако обаче екипът ви не работи на едно и също място, карайте ги да пътуват до много срещи лице в лице, губят време и пари - и ако те са базирани по целия свят като моя екип, това е просто невъзможно . Всички наши срещи са виртуални.

За виртуални срещи използваме Zoom и очаквам всеки да има включени камери. Срещите само с аудио рискуват хората да се „обадят“ и да не се концентрират. Смятам обаче, че телефонните срещи 1: 1 са чудесен начин да се използва времето по време на шофиране.

Срамежливите хора може да се справят по-добре в текстовия чат, защото могат да се „скрият зад екрана“ и да имат време да помислят какво да кажат.

Екипът ми за съдържание има групов чат в Skype, където могат да говорят помежду си по всяко време. Предимството му е, че е по-непосредствен от имейла, но по-малко незабавен от официалната среща, като членовете на екипа в много различни часови зони навлизат и излизат от разговора.

6. Уверете се, че всички се чуват

Google прекара 3 години в проучване на техните най-ефективни екипи - те нарекоха това „Проект Аристотел“. Те откриха, че най-добрите отбори имат две общи неща:

  • Всички говорят
  • Всеки се чувства в безопасност да говори за своите предизвикателства и опасения („психологическа безопасност“).

Ето съвет, за да сте сигурни, че всички си взаимодействат. Направете списък с имената на всички в събранието и поставете отметка, когато всеки човек говори.

За да накарате тихите хора да говорят, вместо да питате за техните идеи, попитайте за реакциите им: „Хей, Боб, какво мислиш за това, което Алис току-що каза?“

Това модели за вашия екип, че мнението на всички има значение. Ако срещата е достатъчно малка, не я прекратявайте, докато не поставите отметка до името на всички.

среща лице в лице

Моят съвет за създаване на психологическа безопасност е още по-прост. Ако някой предизвика безпокойство, не го критикувайте - благодарете му. Същото, ако някой ви каже, че е сгрешил или се бори с нещо. Публично им благодарете, че имат смелостта да бъдат честни. Ще откриете, че ще научите много повече за това, което се случва във вашия екип.

7. Кога е най-доброто време за провеждане на среща?

Британската компания YouCanBookMe, която създава програми за планиране за бизнеса, анализира над 2 милиона отговора, за да отговори на този въпрос. Тяхната находка?

Идеалното време за среща е вторник в 14.30 часа.

Защо? Не е късно (нито през деня, нито през седмицата), така че хората не са твърде уморени. И не е твърде рано - понеделниците и ранните утрини са времена на пикова производителност и работниците ще бъдат разочаровани, ако се спрете на това.

Така че няма нищо вълшебно около 2.30 във вторник - но стреляйте някъде в средата на деня и средата на седмицата.

8. Колко трябва да бъде срещата?

Изследванията показват, че нивата на внимание падат бързо, колкото по-дълго продължава срещата - особено след 30 минути. Така че, преди да планирате дълга среща, погледнете процента на хората, които все още ще обърнат внимание до края:

След 0-15 минути: 91%
След 15-30 минути: 84%
След 30-45 минути: 73%
След 45+ минути: 64%

Ако изминете повече от 30 минути, ще загубите над една четвърт от аудиторията си. (И вие също може да загубите фокуса си.)

Ако наистина се нуждаете от много време, планирайте почивки или имайте поредица от по-кратки срещи.

текстови съобщения на срещи

Изглежда, че сте загубили този човек ... кликнете тук, за да научите защо правилата на съвременния етикет ЗАБРАНЯВАТ това.

9. Знайте как да направите добра програма за срещи

Добрият дневен ред улеснява оставането на пистата, а също така и ефективното отделяне на минути.

Създайте програмата си рано. Споделете го предварително с хората и ги уведомете дали трябва да подготвят нещо. По този начин ще имате всички готови да удрят земята и да работят за продуктивна среща.

Във вашия дневен ред ясно посочете целта на срещата отгоре.

След това поставете елементите в приоритетен ред, разбийте ги на ключови точки и изяснете дали трябва да се вземе решение по някой от тях.

Уверете се, че сте предоставили достатъчно време за всеки елемент, плюс допълнително време в края, за да отговорите на въпроси и да оцените срещата, за да можете да подобрите процеса.

10. Знаете как да управлявате конфликти на срещи

Ако знаете, че има риск от конфликт, задайте някои правила за срещи, за да поддържате реда (и се уверете, че ги налагате.) Ето няколко примера:

  • Вдигни ръка преди да говориш.
  • Само един човек може да говори наведнъж.
  • Столът може да обобщи казаното, за да е сигурен, че всички разбират.
  • Всички ще бъдат поканени да дадат своя принос, така че никой не може да поеме дискусията.

Внимавайте за невербални признаци на възникване на конфликт.

Някой да върти очи или да изразява други несъгласия? Минават ли някакви смислени погледи, шепоти или бележки между членовете на екипа (евентуално събиране на подкрепа за конфронтация)? Някой вторачен ли е в някой друг, може би се опитва да го сплаши?

конфликт при среща

Ако забележите тези признаци, прекъснете конфликта в пъпката чрез:

  • Обезличаване - направете го с КАКВО човекът не е съгласен. а не с КОЙ не са съгласни.
  • Разпит - ако хората не харесват нещо, вместо това ги помолете да обяснят какво биха искали.
  • Намаляване на възприеманата заплаха - конфликтът често произтича от хората, които се чувстват застрашени. Например, може ли някой да използва уверение, че работата му е безопасна?
  • Организиране на среща за обсъждане на въпроса по-късно, само с пряко ангажирани хора (голяма групова среща не е мястото да се говори за чувствителни лични проблеми).

И накрая, приемете това не можете да угаждате на всички през цялото време. Ако конфликтът е решен коректно и някой все още не е доволен, не го приемайте лично ... дори ако човекът, който не е щастлив, сте вие.

Бонус: Не се страхувайте да приключите среща по-рано

Това, че сте планирали половин час, не означава, че трябва да го попълните.

Ако срещата трябва да приключи по-рано поради технически проблеми, трябва да планирате време за приключване на срещата. Но ако наистина сте готови и никой няма съответни въпроси ... потупайте се по рамото за провеждане на ефективна среща и приключете веднага.

Ето го - следвайте тези 10 съвета и ще бъдете известни с провеждането на страхотни срещи, които наистина свършват нещата. Помня:

  • Разберете дали наистина имате нужда от среща
  • Решете колко често трябва да бъдат периодичните ви срещи
  • Уверете се, че всички знаят целта на срещата
  • Имайте добро отношение
  • Решете между лице в лице, видео, телефон и чат
  • Уверете се, че всички се чуват и се чувстват в безопасност да говорят честно
  • Планирайте срещи в средата на деня и седмицата - идеалното е вторник в 2.30
  • Нека бъде кратко
  • Направете си добър дневен ред предварително
  • Знаете как да управлявате конфликта
  • Не се страхувайте да приключите срещата по-рано

Сега сме го покрили - знаехте ли има 5 различни вида срещи?

Почти със сигурност не мислите за всичко това като за срещи ... но знанието как да се представите във всяка една може да промени хода на живота ви. Щракнете тук, за да видите 5-те различни вида срещи и как да се облечете за тях.